Im Lockdown tauschten wir unsere Bürowände gegen das Homeoffice, die Arbeit zu Hause ist schon normal geworden. Sie wünschen sich dennoch eine bessere Selbstorganisation im Homeoffice? Dann ist es Zeit, dass Sie Ihre Arbeitsorganisation einmal kritisch unter die Lupe nehmen. Wir geben Ihnen Tipps, um Ablenkungen zu minimieren – damit Sie die Vorteile des Homeoffice nutzen und gleichzeitig produktiver arbeiten können.
Inhalt
Überlebens-Trick für Familien im Homeoffice: Selbstorganisation!
Kein langer Weg mehr ins Büro, mehr Freiheit bei der Arbeitsgestaltung – in der aktuellen Situation wird es möglich, durch die Arbeit im Homeoffice Zeit zu gewinnen. Zeit, die Sie für die Familie, Ihre Kinder oder ein gutes Essen verwenden können. Vorausgesetzt, Ihre Selbstorganisation im Homeoffice stimmt. Gerade für Familien ist Selbstorganisation wichtig, um alles unter einen Hut zu bekommen und die aktuelle Situation mit „Homeschooling“ und weiteren Herausforderungen zu meistern.
Wer von zu Hause aus arbeitet, sollte erst seine Selbstorganisation verbessern, um schnell effektiver zu werden. Es klingt paradox, aber wer sich Zeit nimmt, um ein nachhaltiges Organisationssystem zu schaffen, der arbeitet langfristig gesehen effizienter und produktiver. Deswegen geben wir Ihnen vier Tipps für die Selbstorganisation im Homeoffice.
So arbeiten Sie produktiver und gewinnen Zeit
1. Minimieren Sie Ablenkungsfaktoren
Wer es nicht gewohnt ist, im Homeoffice zu arbeiten, steht vor einer großen Herausforderung. Denn zur Selbstorganisation im Homeoffice gehört vor allem eine gute Portion Selbstdisziplin. Selbst wenn Sie über ein Arbeitszimmer verfügen, zu Hause lauern zahlreiche Ablenkungen, die sich nur zu gerne vor die eigentliche Arbeit schieben wollen. Da im Normalfall aber Ihr Arbeitsvolumen nicht sinkt, sollten Sie sich gut disziplinieren. Wenn Sie die Hausarbeit während der Arbeitszeit erledigen, türmen sich auf der anderen Seite die Aufgaben, die Ihr Chef an Sie delegiert. Auch die ungeöffneten E-Mails sammeln sich. Und schnell verstreichen der Morgen und der Nachmittag: Sie müssen Ihre Büroarbeit in den Abend schieben. Damit haben Sie letzten Endes keine Zeit gewonnen. Blenden Sie Ablenkung daher konsequent aus. Sollte sich der Gedanke um den Staub auf Ihrem Regal partout nicht verbannen lassen, dann notieren Sie sich die Hausarbeit – für später. Arbeiten Sie danach wieder konzentriert Ihre Aufgaben ab.
2. Strukturieren Sie Ihre Zeit so wie im Büro
Regeln für Zeitmanagement und Selbstorganisation im Homeoffice unterscheiden sich nicht prinzipiell von Regeln, die fürs konzentrierte Arbeiten allgemein gelten. Allerdings machen wir sie uns üblicherweise nicht bewusst. Wir halten uns automatisch einfach an das, was in unserem Unternehmen und zwischen den Kolleginnen und Kollegen üblich ist. Im Homeoffice sollten Sie sich im eigenen Interesse jedoch mit dem Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation auseinandersetzen. Denn die Strukturen funktionieren anders, wenn Sie im Social Distancing arbeiten. Hier sind Sie viel stärker auf sich selbst gestellt. Was in dieser Situation hilft? Eine klare Zeitplanung nach den einfachen Methoden des Zeitmanagements. Schaffen Sie für sich selbst klare zeitliche Planungen. Stimmen Sie diese mit Ihrer Partnerin, Ihrem Partner oder – wenn Sie in einer WG leben – Mitbewohnern ab. Strukturen in einer gemeinsamen Wohnung lassen sich nur einführen, wenn alle diese unterstützen. Ein gut geplanter Arbeitstag enthält feste Pausen und definiert Ziele, die Sie vor dem Feierabend erreichen wollen. Je mehr Planung Ihr Beruf zulässt, desto besser funktioniert das produktive Arbeiten zu Hause. Denn nur so bringen Sie eine grundlegende Organisation in Ihren Arbeitsalltag, an dem sich wiederum die jeweiligen Tätigkeiten ausrichten. Machen Sie sich morgens daher genauso fertig, als würden Sie ins Büro fahren. Ziehen Sie eine klare Bilanz vor dem Feierabend – indem Sie den nächsten Tag planen und dann kurz Ihren Platz rund um den Laptop aufräumen. Wichtig: Nur mit einer aktiv gestalteten Selbstorganisation im Homeoffice schaffen Sie beides: mehr Produktivität und mehr Zeitgewinn.
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3. Setzen Sie sich mit Ihrer Konzentrationsfähigkeit auseinander
Nicht nur Ihre Tages- und Wochenplanung sollte strukturiert werden, sondern Sie können mit einer guten Selbstorganisation im Homeoffice auch Ihre Abläufe sinnvoller gestalten. Durch die Nutzung von Smartphones in Pausenzeiten geht die Fähigkeit der tiefen Konzentration immer mehr verloren. Oft vermittelt es uns ein Gefühl der Effizienz, wenn wir am Sonntag Job-Mails checken oder uns während Arbeitszeiten über WhatsApp privat verabreden. Doch diese kleinen Unterbrechungen besetzen kostbaren Raum in unserem Kopf, den wir eigentlich für mehr Konzentrationsfähigkeit bei der Arbeit benötigen. Denn Konzentrieren – das kommt vom französischen Wort „concentrer“ und bedeutet „zum Mittelpunkt“. Es bezeichnet also die willentliche Fokussierung der Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Tätigkeit. Es bezeichnet also die willentliche Fokussierung der Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Tätigkeit. Die populäre Deep Work-Methode (Begriff geprägt von Cal Newport) unterstützt dabei, wieder Konzentration zu lernen:
- Regel Nr. 1 – Planen Sie Ihren Arbeitstag nach einem detaillierten Schema. Machen Sie sich bestenfalls schon am Abend zuvor genaue Gedanken darüber, was erledigt werden muss und weisen Sie jeweils bestimmte Zeitfenster zu
- „Eat the Frog“ – beginnen Sie morgens mit der unangenehmsten Aufgabe, die der Tag bereithält
- Eine weitere wichtige Regel: Drehen Sie Ihr Tagwerk um einen Kern aus sorgfältig ausgewählter „Deep Work“. Drei bis vier Stunden unterbrechungsfreier und bewusst gelenkter Konzentration, reichen aus, um die Sphäre der absoluten Konzentration zu erreichen – in welcher die Menschen zu Höchstleistungen fähig sind
- Die oberflächlichen Tätigkeiten, die Sie nicht umgehen können, legen Sie auf kleine Zeitfenster am Rande Ihres Zeitplans. In diesen Phasen der seichten Konzentration bewältigen Sie die anspruchslosen Aufgaben, wie zum Beispiel Routinen.
- Machen Sie unbedingt Pausen – wenn Ihr Geist die Erholung bekommt, die benötigt (nur wenige Minuten), dann können Sie auf der Arbeit bewusster unterscheiden, was wichtig ist und was nicht.
4. Fügen Sie Ihrer neuen Work-Life-Balance auch die Work-Life-Learn-Balance hinzu
Gerade in Zeiten von Corona ist Weiterbildung wichtig. Zeit, die Sie im Homeoffice mit einer besseren Selbstorganisation, mehr Effektivität und Produktivität herausarbeiten, können Sie für Ihre berufliche Weiterentwicklung nutzen. Techniken und Methoden des Zeit- und Selbstmanagements helfen Ihnen, das fokussierte Arbeiten auch in Zukunft beizubehalten. Auf diese Weise bewahren Sie Ihre neuen Skills und können mehr freie Zeit mit Ihrer Familie und für Ihre Hobbies aufwenden.
Video: Selbstorganisation im Homeoffice
