Erfolgreiches E-Mail Management: In 7 Schritten zum aufgeräumten Postfach

E-Mail Management - Postfach aufräumen

Erfolgreiches E-Mail Management: In 7 Schritten zum aufgeräumten Postfach

Wie viele E-Mails landen pro Tag in Ihrem Posteingang? Sind es 20, 40 oder sogar 80 bis über 100? „20 ungelesene Nachrichten in der Inbox“ – befällt Sie beim Lesen ein unangenehmes Gefühl?

E-Mail Management - Postfach aufräumenDann ergeht es Ihnen ähnlich wie Millionen von anderen Beschäftigten in Deutschland. Laut der Studie „Gesund digital arbeiten?!“ im Rahmen des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten Projekts PräDiTec (Prävention für sicheres und gesundes Arbeiten mit digitalen Technologien) empfindet jeder fünfte Berufstätige digitalen Stress am Arbeitsplatz.

Der falsche Umgang mit E-Mails bindet unnötig zeitliche Ressourcen und schadet Unternehmen somit finanziell. Eine ineffiziente E-Mail-Kommunikation fördert zudem Missverständnisse und Konflikte unter Kollegen.

Dabei wissen wir, dass uns der beinahe zwanghafte Blick ins Postfach von der Bearbeitung wichtiger Kernaufgaben abhält, ergo unsere Produktivität mindert. Trotzdem treibt uns das Gefühl der Dringlichkeit immer wieder zu den neuen Nachrichten und wir benötigen mehrere Minuten, um uns wieder auf die ursprüngliche Arbeit konzentrieren zu können. Doch wie gelingt es, aus dieser reaktiven „Getriebenen-Position“ hin zu einer aktiven „Management-Position“ zu wechseln?

Machen Sie sich zunächst bewusst, dass ein volles E-Mail-Postfach grundsätzlich Stress produziert. Ungelesene E-Mails sind nichts anderes als eine Ansammlung unerledigter Aufgaben. Ist eine Bearbeitung nicht sofort durch Beantworten oder Ablage möglich, so gelangt der Stress ins Unterbewusstsein – und bleibt dort, auch wenn Sie Ihr E-Mail-Programm schließen. Sie müssen also eine Methode entwickeln, um diesen Stress zu reduzieren.

E-Mails eignen sich besonders zur Weitergabe von

  1. Informationen an eine Person oder Gruppe
  2. Arbeitsaufträgen an eine Person oder Gruppe.

Inhalte, die eine längere Diskussion erfordern oder Klärungsbedarf auslösen, sind besser in einer telefonischen oder persönlichen Abstimmung platziert.

Inbox-Zero? Diese Schritte helfen auf dem Weg zu einem aufgeräumten Posteingang

Der Weg ist das Ziel! Lösen Sie sich von dem Anspruch einer leeren Inbox am Ende jedes Arbeitstages. Es geht vielmehr darum, ein Bewusstsein für Ihr E-Mail Management zu entwickeln, also vom Reagieren hin zum Agieren:

  1. Planen Sie Ihre Zeit für E-Mails ein: Davor sollten Sie sich überlegen, welche Kernaufgabe(n) Sie heute erledigen möchten und wie viel Zeit dies beansprucht. Danach definieren Sie die Zeitfenster, in denen Sie Ihre E-Mails checken können.
  2. Sobald Sie eine E-Mail öffnen, sollten Sie einen Schritt näher zur Bearbeitung kommen: Ist die E-Mail beispielsweise innerhalb von fünf Minuten beantwortet, sollten Sie die Antwort auch sofort senden.
  3. Richten Sie eine Filterfunktionen ein: Nutzen Sie die Funktionen Ihrer E-Mail-Software wie beispielsweise Outlook, um Regeln zum Filtern Ihrer E-Mails einzustellen. E-Mails an die Sammeladresse Ihres Teams oder der gesamten Abteilung können so direkt in einem separaten Ordner gespeichert werden.
  4. Erstellen Sie eine sinnhafte Ordnerstruktur: Diese sollte das Auffinden von Informationen zu bestimmten Themen erleichtern. Dazu können Sie beispielsweise nach Absendern sortieren, da diese sich oft zu gleichen Themen äußern.
  5. Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie nicht lesen: Sortieren Sie sinnvolle Newsletter in einen separaten Ordner und lesen Sie diese später, wenn Sie Zeit haben (andernfalls löschen Sie sie).
  6. Legen Sie Wert auf deutliche Betreffzeilen und eine klare Sprache:
    Regel Nr. 1: Reduzieren Sie auf das Wesentliche. Zu lange E-Mails kosten Zeit und werden von Empfängern nicht richtig gelesen – oft helfen auch Absätze, Aufzählungen oder Markierungen im Text.
    Regel Nr. 2: Reduzieren Sie nicht zu viel. Knappe Antworten bedeuten wenig Informationsgehalt. Wundern Sie sich deshalb nicht über Nachfragen oder Missverständnisse. Versetzen Sie sich in die Situation des Empfängers: Sind die für ihn wichtigen Informationen enthalten?
  7. Hinterfragen Sie sich selbst: Wen muss ich zwingend in Kopie nehmen? Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass alle Personen, die in Kopie waren, auch wirklich die Inhalte kennen. Muss ich für mein Anliegen eine E-Mail schreiben? Greifen Sie alternativ hin und wieder zum Telefon.

Lassen Sie nicht zu, dass E-Mails Ihren Arbeitstag diktieren. Ermöglichen Sie sich mehr Zufriedenheit im Alltag und tragen Sie zur Verbesserung des Betriebsklimas bei – durch ein erfolgreiches E-Mail Management.

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Foto von Torsten Dettlaff von Pexels

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