Zeit ist nicht nur Geld, Zeit ist häufig der größte Mangel einer Führungskraft. „Ich kann mich ja nicht um alles kümmern, ich habe ja auch noch meinen Job“ – dieser Gedanke kommt vielen Leadern bekannt vor, insbesondere an den Tagen, an denen zum Feierabend noch viele Aufgaben übrig sind. An solch einem Punkt helfen Tipps aus Management-Büchern auch nicht weiter, denn für viele Führungskräfte ist das, was dort propagiert wird, schlicht nicht umsetzbar: Mindestens 40 Prozent der Arbeitszeit soll mit Führungsaufgaben gefüllt werden? Wie denn, wenn die Hierarchie-Ebene drüber (auch Führungskräfte haben eine Führungskraft!) massiv fordert und darauf wartet, dass geliefert wird?
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Inhalt
Führungskräfteentwicklung für den Mittelstand – Blended-Learning
Lernen Sie, Ihren eigenen Führungsstil zu entwickeln und wichtige Führungsinstrumente gezielt einzusetzen.
Fachliche versus disziplinarische Aufgaben
Um die kostbare Ressource Zeit effektiv gestalten und zielführend nutzen zu können, ist es zunächst hilfreich, alle Aufgaben klar zu benennen. Legen Sie zwei Listen an: Auf die eine Seite schreiben Sie Ihre fachlichen Aufgaben, auf die andere Seite die Aufgaben, die zu der disziplinarischen Führung gehören, wie zum Beispiel:
- die Arbeitszeit der Mitarbeiter im Blick behalten
- dafür Sorge tragen, dass die Inhalte von Arbeitsverträgen umgesetzt werden
- Qualität der Arbeit überprüfen, Supervision
- unangemessenes Verhalten eingrenzen
- Mitarbeiter motivieren
- Feedbackgespräche, Mitarbeitergespräche
- Urlaubsplanung
- Aufgabeninventur, Planung von Fortbildungsmaßnahmen
Um ein erstes Gefühl zu bekommen, wieviel Zeit Sie de facto für welche Aufgaben benötigen, sollten Sie die zeitaufwendigsten markieren. Das sind – umgangssprachlich gesprochen – die „großen Brocken“.
Zeit? Hab ich nicht! Wie Führungskräfte ihren Arbeitstag strukturieren sollten
Mitarbeiter zu führen benötigt nun mal Zeit. Häufig bleiben dann die fachlichen Aufgaben liegen und müssen zu den Tagesrandzeiten erledigt werden, weil im operativen Tagesgeschäft einfach die Zeit dafür fehlt – denn irgendwas ist immer. Immer dann, wenn man sich in Ruhe den fachlichen Aufgaben widmen möchte, kommt irgendetwas dazwischen: Im Betrieb läuft etwas schief, der Chef / der Vorstand ruft an, ein Mitarbeiter braucht dringend Unterstützung. Diese ungeplanten Ablenkungen sind die größten Zeitkiller. Darum ist es hilfreich, sich feste Zeitfenster zu überlegen, in denen die fachlichen Aufgaben in Ruhe abgearbeitet werden können. Und diese gilt es zu verteidigen!
Um diese Zeitinseln einplanen zu können, sind die folgenden Fragen hilfreich:
- Zu welcher Tageszeit bin ich am wachesten?
- Wann kann ich mich am besten konzentrieren?
- Wieviel Zeit muss ich pro Tag einplanen, um meine fachlichen Aufgaben abzuarbeiten?
Die Antworten auf diese drei Fragen können Sie dabei unterstützen, Ihre fachlichen Aufgaben dauerhaft in Ihre Tages- und Wochenplanung einzubauen. Das Wichtigste dabei ist allerdings die innere Haltung: Zeit bekommt man nicht geschenkt, sie muss aktiv gestaltet und manchmal sogar erkämpft werden. Führungskräfte sind daher gut beraten, sich feste Zeiten für die Erledigung der fachlichen Aufgaben zu überlegen und sich von nichts und niemandem von der Bearbeitung abhalten zu lassen. Das reduziert dauerhaft das Stresslevel und mindert das Gefühl, permanent gehetzt zu sein.
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Das Einmaleins des Delegierens: Wie Führungskräfte Verantwortung richtig abgeben
Das Festlegen von Zeitinseln ist bereits ein erster wichtiger Schritt um zu gewährleisten, dass die fachlichen Aufgaben erledigt werden. Viel wichtiger ist allerdings, dass Sie lernen, einen Teil dieser Aufgaben abzugeben. Viele Führungskräfte schrecken davor zurück, Aufgaben und damit auch die Verantwortung an ihre Mitarbeiter zu delegieren, meistens aus Unsicherheit, ob die Mitarbeiter auch wirklich die Kompetenzen mitbringen – und auch die Zeit, die Aufgaben fristgerecht zu bearbeiten. Ein anderer Hemmschuh auf dem Weg zum Delegations-Champion ist die Sorge, dass die Mitarbeiter die übertragenen Aufgaben nur unzureichend erledigen. In diesem Fall blockiert der Glaubenssatz „Nur ich kann das so gut machen, wie es werden soll, weil ich weiß, wie es geht.“ Oder Sie sind der Überzeugung, dass es „viel schneller geht, wenn ich das eben selbst mache.“
Ohne Delegation werden Sie allerdings irgendwann in Ihren Aufgaben ertrinken. Darum sollten Sie rechtzeitig beginnen, Verantwortung auf Ihre Mitarbeiter zu übertragen. Wichtig dabei sind die folgenden Punkte:
- Vergeben Sie nur Aufgaben, die nicht sofort umgesetzt werden müssen. Sie geben sonst den Zeitdruck an Ihre Mitarbeiter weiter.
- Überlegen Sie, welche Qualifikationen nötig sind und wählen Sie nur die Mitarbeiter aus, die diese Qualifikationen auch wirklich mitbringen.
- Definieren Sie das Zeitbudget, das für diese Aufgabe in etwa benötigt wird und besprechen Sie dieses mit Ihrem Mitarbeiter. Fragen Sie nach, ob der Mitarbeiter sich diese Aufgabe in der vorgegebenen Zeit zutraut.
- Welche Unterlagen sind nötig? Braucht der Mitarbeiter besondere Hinweise? Vereinbaren Sie ein Datum für die Kontrolle eines Zwischenstands und für die finale Abgabe.
- Planen Sie zusätzlich Vorlaufzeiten ein (Einarbeitungsphase).
Mitarbeiter richtig führen: Kontrolle oder Freiraum?
In der ersten Zeit sollten Sie den Mitarbeiter mit der neuen Aufgabe allein lassen. Jeder Mensch hat ein individuelles Empfinden, wie er geführt werden möchte: Manche Mitarbeiter bevorzugen eine lange Leine, sie reagieren empfindlich auf zu viele Nachfragen und für sie ist es ausreichend, einen Zwischenschritt zu definieren und eine Deadline zu haben. Andere fühlen sich sicherer, wenn sie sich häufiger mit der Führungskraft absprechen können und ein Feedback zum Verlauf erhalten. Finden Sie heraus, welcher Mitarbeiter welches Bedürfnis hat.
Besonders wichtig ist das finale Feedback. Setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter zusammen, fragen Sie nach, was gut gelaufen ist. Finden Sie heraus, wo es gehakt hat, üben Sie konstruktive Kritik und vergessen Sie das Loben nicht. Achten Sie hierbei darauf, die individuellen Stärken des Mitarbeiters hervorzuheben.
Der Unterschied zwischen Arbeitsauftrag und Delegation – und die Fallstricke
Machen Sie sich immer wieder bewusst, wo genau der Unterschied zwischen Auftrag und Delegation liegt. Dazu noch einmal die Definition: Beim Arbeitsauftrag geht es um das Abarbeiten einer klar definierten Aufgabe. Unter Delegation versteht man das Abtreten von Rechten und oder Aufgaben und eine dazugehörige Übertragung der Verantwortung an die Mitarbeiter, beispielsweise für ein Projekt. Sie als Führungskraft behalten allerdings in beiden Fällen die Gesamtverantwortung für Ihr Team und Ihre Abteilung.
Beim Prozess des Delegierens lauern allerdings auch ein paar Fallstricke, so Managementtrainerin Mira Mühlenhof: „Viele Führungskräfte delegieren zu wenig oder überhaupt nicht, sondern nehmen sich die wichtigen Aufgaben immer selbst vor. Das führt auf Dauer dazu, dass die Führungskräfte in eine zeitliche Schieflage geraten und auch die Mitarbeiter unzufrieden sind, weil sie nicht gefordert werden.“ Weitere Stolperfallen auf dem Weg einer erfolgreichen Delegation:
- Delegieren an unter- oder überqualifizierte Mitarbeiter, Stichwort Bore- oder Burn-out
- Sie geben nur Aufgaben ab, auf die Sie partout keine Lust haben – das weiß dann aber auch jeder
- Unklarheit in der Kommunikation / Unklarheit über Ziele und Vorgehensweisen
- Ad-hoc-Delegation („Können Sie mal eben schnell…“), das verunsichert Mitarbeiter
- Sie geben die Aufgaben an ungeeignete Mitarbeiter, diese sind dann schnell überfordert
- zu viel oder zu wenig Kontrolle
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Fazit
Die Kunst des Delegierens wird den wenigsten Führungskräften in die Wiege gelegt. Um die Dauer der eigenen fachlichen und disziplinarischen Führungsaufgaben realistisch einschätzen zu können, ist es hilfreich, über ein paar Tage ein „Tagebuch der Tätigkeiten“ zu führen: Welche Auffgaben beanspruchen mehr Zeit in der Durchführung als gedacht? So gewinnen Sie einen guten Überblick über Ihren Führungsalltag, können Ihr Zeitbudget priorisieren und lernen, zeitaufwendige Detailaufgaben nach und nach an Mitarbeiter weiterzugeben.
Video: Was ist … die Führungskräfteentwicklung? 60 Sekunden HR
